13 Datenschutz

Datenschutz

Beim Datenschutz nach der DSGVo gibt es zwei grundlegende Anforderungen,

• die Auskunft an Berechtigte und
• das Löschen von nicht mehr benötigten Daten.

TaxiLogbuch bietet für beide Ansprüche einfache Lösungen.

13.1 Auskunft

Die Auskunft muss in schriftlicher und in maschinenlesbarer Form erfolgen. Beide Ansprüche werden durch die Ausgabe der Informationen in PDF-Dateien erfüllt. Um PDF-Dateien aus einem beliebigen Programm zu erzeugen, können Sie zum Beispiel den Windows-eigenen Drucker für die PDF-Ausgabe verwenden.

Hinweis zu PDF-Druckern

Seit MS_DOS gibt es die Möglichkeit, Ausdrucke - statt auf Papier zu drucken - in einer Datei zu speichern. Seit Windows XP gibt es dazu einige Programme, die einen speziellen Drucker installieren, der diese Aufgabe erledigt.

Microsoft selber liefert sogar gleich zwei Modelle mit. Einen XPS Document Writer (nicht benutzen!) und einen (sehr einfachen) PDF-Drucker.

Es gibt zusätzlich einige kostenfrei nutzbare Alternativen mit mehr Möglichkeiten.

Persönliche Daten

Diese lassen sich ganz einfach ausgeben.
❶ Menü→Stammdaten→Kunden→[Kunde]
❷ Menü→Bearbeiten→Aufrufen
❸ Menü→Bearbeiten→Drucken
❹ Wählen Sie für die Ausgabe Ihren PDF-Drucker.

Fahrten

❶ Wählen Sie Menü→Auswertungen→Logbuch

❷ Setzen Sie die Datumsgrenzen auf den gewünschten Bereich.

❸ Wählen Sie einen Kunden aus der Liste.

❹ Aktualisieren Sie die Liste mit Menü→Bearbeiten→Aktualisieren.

❺ Wählen Sie Menü→Bearbeiten→Drucken.

❻ Markieren Sie für die Ausgabe den Bericht Datenschutzbericht !

❼ Wählen Sie für die Ausgabe Ihren PDF-Drucker.

13.2 Löschen

Löschen von Kunden

Das Löschen von Kunden erfolgt ganz regulär in der Kundenliste.

• Wählen Sie Menü→Stammdaten→Kunden→[Kunde].
• Dann Menü→Bearbeiten→Löschen.

Es erfolgen zwei Sicherheitsabfragen.

Nur ein Mitarbeiter mit der Berechtigung zum Fahrten-löschen kann den Vorgang abschließen.

Wichtiger Hinweis!

Durch das Löschen eines Kunden werden nicht die Fahrten des Kunden gelöscht!

Löschen von Fahrten

Allgemein lassen sich alle bereits erledigten Fahrten aus der Datenbank löschen.

• Wichtig! Dieser Löschvorgang ist endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen!
• Sie können die Filter weiter anpassen und mit [F5] aktualisieren.
• Über Menü→Bearbeiten→Datenschutz→Löschen starten Sie den eigentlichen Löschvorgang.

Allgemeine Fahrten der Vergangenheit

Über Menü→Bearbeiten→Datenschutz→Vorletztes Jahr erreichen Sie eine spezielle Selektierung.

• Von: 01.01.2000
• Bis: 31.12. des vorletzten Jahres.
  Dieser Wert wird berechnet. Die Fahrten des letzten Jahres sind in der Regel für das Finanzamt usw. weiter vorzuhalten.
• Filter: Erledigte : Ja
  Keine weiteren Filter.

Über Menü→Bearbeiten→Datenschutz→Löschen starten Sie den eigentlichen Löschvorgang. Es erfolgen zwei Abfragen zur Sicherheit.

Nur ein Mitarbeiter mit der Berechtigung zum Fahrten-löschen kann den Vorgang abschließen.